Spørgsmål:

Jeg har forsøgt at ringe til kommunen for at bede om aktindsigt, men jeg får hele tiden at vide, at jeg skal sende min anmodning på e-mail eller via e-Boks. Kan det virkelig passe, at jeg skal skrive?

Svar:

Nej. Der gælder som udgangspunkt ikke noget formkrav til en anmodning om aktindsigt. Det betyder, at du kan anmode om aktindsigt skriftligt, telefonisk eller ved personligt fremmøde.

En myndighed kan dog opfordre dig til at fremsætte anmodningen skriftligt. Det kan for eksempel være for at sikre, at der ikke opstår tvivl om, hvilke sager eller dokumenter du ønsker aktindsigt i.

Der er imidlertid forskel på en opfordring og et krav. Myndigheden kan som udgangspunkt ikke gøre det til en betingelse for at behandle din anmodning, at den fremsættes skriftligt. En aktindsigtsanmodning kan også fremsættes mundtligt, herunder telefonisk.

Hvis du anmoder om aktindsigt telefonisk, skal myndigheden gøre notat om indholdet af din anmodning. Myndigheden kan herefter sende notatet til dig til orientering, hvis den ønsker at sikre sig, at den har forstået din anmodning korrekt.

Kort sagt: Kommunen kan godt opfordre dig til at sende anmodningen på e-mail eller via e-Boks, men det er som udgangspunkt ikke det samme som, at kommunen kan kræve, at din anmodning skal være skriftlig.

Kilder:

• Niels Fenger, Kommentaren til forvaltningsloven, 2. udgave (Djøf Forlag), 2021, s. 388-389.
• Niels Fenger: Forvaltningsret, 1. udgave (Djøf Forlag), 2018, s. 395 & 548-549.
• Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave (Djøf Forlag), 2022, s. 194-195.