Spørgsmål:

Jeg har bedt kommunen om aktindsigt i min sag, fordi jeg gerne vil vide, hvad der er blevet drøftet og skrevet om mig, inden kommunen traf sin afgørelse.

Jeg har fået udleveret flere dokumenter, men kommunen har afvist at udlevere nogle af dokumenterne med den begrundelse, at der er tale om “interne dokumenter”.

Jeg kan blandt andet se, at der har været en del e-mails mellem kommunens medarbejdere om min sag, men jeg får ikke lov til at se dem.

Hvad betyder det egentlig, når kommunen siger, at et dokument er “internt”? Og betyder det, at kommunen altid kan nægte mig aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet af kommunens egne medarbejdere?

Svar:

Som part i en afgørelsessag har man som udgangspunkt ret til aktindsigt i sagens dokumenter.

Retten til aktindsigt er dog ikke ubetinget. Forvaltningslovens regler om aktindsigt indeholder en række undtagelser, som kan medføre, at bestemte dokumenter eller oplysninger helt eller delvist kan undtages fra aktindsigt.

Hvad angår dokumenter indeholder forvaltningslovens aktindsigtsregler blandt andet en bestemmelse om såkaldte interne arbejdsdokumenter. Der er tale om et internt dokument, når det er udarbejdet af en myndighed til eget brug og ikke er afgivet til udenforstående.

Når et dokument er internt, betyder det som udgangspunkt, at dokumentet kan undtages fra aktindsigt. Formålet med bestemmelsen er at sikre de offentligt ansatte et nødvendigt arbejds- og beslutningsmæssigt frirum. Det skal således være muligt for de ansatte at drøfte forskellige løsninger, overvejelser og synspunkter internt, uden at de nødvendigvis skal udleveres til offentligheden.

Reglen om interne arbejdsdokumenter skal blandt andet gøre det muligt at arbejde med forskellige løsningsforslag og foretage foreløbige faglige vurderinger, uden at den enkelte medarbejder skal være tilbageholdende af hensyn til, at sådanne overvejelser senere kan blive genstand for offentlighed.

At et dokument er internt, betyder dog ikke, at myndigheden uden videre kan undtage hele dokumentet fra aktindsigt. Der findes en række undtagelser til hovedreglen.

Der skal eksempelvis gives aktindsigt i visse selvstændige og endelige dokumenter, selv om de er interne. Det gælder blandt andet dokumenter, der alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, dokumenter, der alene gengiver oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedsloven, samt selvstændige dokumenter, der er udarbejdet med henblik på at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed om en sags faktiske omstændigheder.

Derudover kan der være ret til aktindsigt i oplysninger om sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, selv om oplysningerne fremgår af et internt dokument. Myndigheden skal i sådanne tilfælde vurdere, om oplysningerne skal udleveres. Disse oplysninger omtales som ekstraheringspligtige oplysninger.

I visse sagstyper kan retten til aktindsigt også omfatte interne faglige vurderinger i endelig form, hvis der er tale om sager, hvor det efter almindelig praksis er nødvendigt at indhente eksterne faglige vurderinger til brug for afgørelsen.

Endelig skal myndigheden også overveje, om der kan meddeles meroffentlighed. En vurdering af meroffentlighed indebærer, at myndigheden afvejer din interesse i at få adgang til dokumentet over for de hensyn, der begrunder, at dokumentet kan undtages fra aktindsigt.

Det korte svar er derfor, at et dokument godt kan være internt og dermed som udgangspunkt være undtaget fra aktindsigt. Det betyder dog ikke nødvendigvis, at myndigheden “bare sådan” kan nægte aktindsigt i dokumentet.

Myndigheden skal altid foretage en konkret vurdering og kan ikke nøjes med at konstatere, at et dokument er internt. Den skal også tage stilling til, om reglerne om eksempelvis særlige typer af interne dokumenter, ekstrahering, meroffentlighed eller andre undtagelser har betydning for retten til aktindsigt.

Kilder:

• Niels Fenger, Kommentaren til forvaltningsloven, 2. udgave (Djøf Forlag), 2021, s. 418-475.
• Niels Fenger: Forvaltningsret, 1. udgave (Djøf Forlag), 2018, s. 412-416, 430-438 & 556-561.
• Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave (Djøf Forlag), 2022, s. 487-533, 572-582 & 611-644.