Spørgsmål:

Jeg har bedt kommunen om aktindsigt i min sag, fordi jeg gerne vil se de dokumenter og oplysninger, kommunen har lagt til grund for sin afgørelse. Der er nu gået flere uger, og jeg har stadig ikke fået svar.

Jeg har kontaktet kommunen igen, men har blot fået at vide, at min anmodning “er under behandling”.

Hvor lang tid må en kommune egentlig bruge på at behandle en anmodning om aktindsigt?

Svar:

Ved behandling af anmodninger om aktindsigt efter både forvaltningsloven og offentlighedsloven gælder som udgangspunkt, at anmodningen skal behandles snarest muligt og færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen.

Fristen på syv arbejdsdage er dog ikke absolut. Begge regelsæt giver mulighed for, at sagsbehandlingen undtagelsesvist kan strække sig ud over syv arbejdsdage, hvis det eksempelvis skyldes sagens omfang eller kompleksitet. Det kan også være relevant, hvis myndigheden samtidig behandler andre tidligere indgivne aktindsigtsanmodninger, eller hvis myndigheden har lukket mellem jul og nytår.

Hvis myndigheden ikke kan færdigbehandle din anmodning inden for syv arbejdsdage, skal du underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet.

Det er vigtigt, at myndighedens begrundelse for fristudsættelsen er konkret. Det er eksempelvis ikke tilstrækkeligt blot at skrive, at myndigheden er i gang med at “afklare et juridisk spørgsmål”. Myndigheden bør nærmere oplyse, hvilket juridisk spørgsmål der skal afklares. Det kan eksempelvis være, at myndigheden skal tage stilling til, om reglerne om interne dokumenter finder anvendelse på et eller flere af de dokumenter, som anmodningen om aktindsigt omfatter.

Når myndigheden oplyser, hvornår den forventer at kunne færdigbehandle anmodningen, skal tidspunktet naturligvis være realistisk. Myndigheden kan derfor ikke uden videre anvende en standardfrist på eksempelvis to eller fire uger, hvis den allerede ved, at anmodningen ikke kan færdigbehandles inden for den angivne periode. Aktindsigtsregler bygger netop på, at aktindsigtsanmodninger skal behandles så hurtigt som muligt.

Det er også værd at være opmærksom på, at myndigheden ikke nødvendigvis kan vente med at give aktindsigt i alle dokumenter, blot fordi enkelte dokumenter kræver længere tids behandling. Hvis en del af materialet kan behandles hurtigere end resten, bør myndigheden så vidt muligt give aktindsigt i den del, der kan færdigbehandles, og samtidig oplyse, at der vil blive truffet en særskilt afgørelse om de resterende dokumenter.

Der gælder desuden særlige regler, hvis din anmodning om aktindsigt behandles efter offentlighedsloven. Hvis myndigheden ikke har færdigbehandlet anmodningen inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan du klage særskilt over sagsbehandlingstiden. Klagen skal indgives til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid du klager over. Myndigheden skal herefter, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest syv arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til den relevante klageinstans sammen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden.

Denne særlige klageadgang efter offentlighedsloven gælder ikke for aktindsigt efter forvaltningsloven. Ved partsaktindsigt efter forvaltningsloven kan selve afgørelsen om aktindsigt påklages til den myndighed, der er klageinstans i forhold til den underliggende sag. Der er derimod ikke en tilsvarende særskilt klageadgang alene over sagsbehandlingstiden.

Det korte svar er således, at en aktindsigtsanmodning skal behandles snarest muligt og inden syv arbejdsdage. Myndigheden kan kun undtagelsesvist overskride fristen, eksempelvis på grund af sagens omfang eller kompleksitet. Hvis fristen overskrides, skal du have besked om hvorfor og om, hvornår myndigheden forventer at være færdig.

Hvis din anmodning behandles efter offentlighedsloven, har du desuden mulighed for særskilt at klage over sagsbehandlingstiden, hvis myndigheden ikke har færdigbehandlet anmodningen inden 14 arbejdsdage. Ved aktindsigt efter forvaltningsloven findes der ikke en tilsvarende særskilt klageadgang over selve sagsbehandlingstiden.

Kilder:

• Niels Fenger, Kommentaren til forvaltningsloven, 2. udgave (Djøf Forlag), 2021, s. 512-516.
• Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave (Djøf Forlag), 2022, s. 869-892 & 917-918.