JuridiskSvar

Stil et spørgsmål

Har en myndighed pligt til at informere om sagens status?

Spørgsmål:

Jeg har sendt en ansøgning til en offentlig myndighed, men jeg har ikke fået noget svar. Har myndigheden pligt til at give mig besked om, hvor langt min sag er kommet?

Svar:

Det er almindeligt antaget i forvaltningsretten, at en myndighed skal træffe afgørelse så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt. Dette stiller krav til myndighedens tilrettelæggelse af forvaltningen. Myndigheden skal bl.a. sikre, at der er tilstrækkeligt personale, at medarbejderne har de nødvendige faglige kvalifikationer og tekniske hjælpemidler, og at sagsbehandlingen tilrettelægges på en effektiv og hensigtsmæssig måde.

Ved vurderingen af, om sagsbehandlingstiden er rimelig, er det først relevant at undersøge, om der gælder en lovbestemt frist for den pågældende sagstype. Dette er eksempelvis tilfældet for sager om aktindsigt efter forvaltningsloven og offentlighedsloven, hvor sagsbehandlingstiden som udgangspunkt ikke må overstige syv arbejdsdage. Et andet eksempel er Det Psykiatriske Patientklagenævns behandling af klagesager om tvangsbehandling, hvor klagen er tillagt opsættende virkning. Her følger det af psykiatriloven, at der skal træffes afgørelse inden 14 dage efter klagens modtagelse. Et tredje eksempel findes i reglerne om Ankenævnet for Tilsynsafgørelser, hvoraf det fremgår, at nævnet skal træffe afgørelse senest tre måneder efter modtagelsen af klagen.

For sagsområder, hvor der ikke gælder en lovbestemt sagsbehandlingsfrist, findes der ikke nogen generel regel om, hvor lang tid en myndighed må bruge på at behandle en sag. Det grundlæggende krav er imidlertid fortsat, at myndigheden skal træffe afgørelse så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt.

På sådanne områder bør myndigheden opstille målsætninger for sagsbehandlingstiden for, hvor hurtigt den tilstræber at træffe afgørelse i forskellige sagstyper. Målsætningerne skal være realistiske og forsvarlige. De kan efter omstændighederne ændres, hvis erfaringer viser, at en bestemt sagstype ikke kan behandles inden for den fastsatte frist, eller hvis sagsbehandlingstiden viser sig at være kortere end først antaget.

Ved vurderingen af, om sagsbehandlingstiden i en konkret sag har overskredet det rimelige, kan der lægges vægt på sagens karakter, omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage under sagens behandling, de løbende ekspeditioner i sagen, den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende sagstype, myndighedens udmeldte målsætninger for sagsbehandlingstiden, sagens faktiske og retlige problemstillinger, sagens eventuelle principielle karakter samt om sagen af hensyn til parten eller andre private eller offentlige interesser må anses for mere eller mindre hastende.

Hvis en myndighed ikke er i stand til at træffe afgørelse inden en måned efter sagens modtagelse, skal myndigheden som udgangspunkt bekræfte modtagelsen af sagen, oplyse om sagens status og angive et tidsestimat for, hvornår der forventes at kunne træffes afgørelse. Oplysningen om det forventede afgørelsestidspunkt skal være realistisk og tage udgangspunkt i de faktiske omstændigheder, der gør sig gældende i den konkrete sag.

En myndighed skal af egen drift underrette parten igen, hvis det viser sig, at sagen alligevel ikke kan færdigbehandles inden for den sagsbehandlingstid, som blev oplyst i den første underretning. Pligten til at underrette parten indtræder, når det står klart for myndigheden, at sagen ikke kan færdigbehandles inden for den tidligere oplyste frist. Myndigheden skal i så fald på ny oplyse, hvornår den realistisk forventer at kunne træffe afgørelse i sagen.

Der gælder ikke et krav om, at myndigheden skal angive et præcist tidspunkt for, hvornår en afgørelse kan foreligge, hvis dette ikke er muligt. Det følger imidlertid af god forvaltningsskik, at myndigheden bør angive en tidsmæssig ramme for, hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet. Dette kan eksempelvis ske ved at angive et tidspunkt, hvor afgørelsen senest forventes truffet, eller ved at angive et rimeligt tidsinterval, inden for hvilket afgørelsen forventes at foreligge.

Hvis myndigheden ikke har givet parten oplysninger om den forventede sagsbehandlingstid, bør myndigheden som hovedregel underrette parten hver tredje måned. Hvis der går længere tid mellem underretningerne, vil myndigheden efter god forvaltningsskik skulle give parten en mere udførlig begrundelse for den lange sagsbehandlingstid.

Disse sagsbehandlingsskridt i form af kvitteringsbreve og underretninger kan ikke alene opfyldes gennem generelle oplysninger på myndighedens hjemmeside. Oplysningerne skal gives ved en direkte henvendelse til den pågældende part.

Hvis en myndighed modtager rykkerbreve eller lignende henvendelser fra en part, skal myndigheden som udgangspunkt besvare disse straks. Svaret bør indeholde oplysninger om sagens aktuelle status samt et realistisk tidsestimat for, hvornår myndigheden forventer at kunne træffe afgørelse.

Kort sagt: Myndigheden skal senest én måned efter modtagelsen af din ansøgning enten have truffet afgørelse eller som minimum have sendt dig et kvitteringsbrev med oplysninger om, at ansøgningen er modtaget, sagens status og den forventede sagsbehandlingstid.

Hvis det efterfølgende står klart for myndigheden, at den ikke kan overholde den oplyste frist, skal den af egen drift underrette dig og oplyse et realistisk estimat for, hvornår der kan forventes en afgørelse. Hvis myndigheden ikke kan angive et realistisk tidspunkt eller en tidsmæssig ramme, bør den som hovedregel underrette dig hver tredje måned om sagens status.

Myndigheden kan derfor ikke lade dig være i uvished om sagens fremdrift eller om, hvornår der kan forventes en afgørelse.

Kilder:

admin